Organismo de Certificación de Productos OCP

Proceso de Certificación de Productos

Los pasos a seguir en el proceso de certificación que debe realizar un solicitante cuando desee certificar sus productos por primera vez con el OCP. En este proceso participan activamente el OCP, el personal de este, personal subcontratado, laboratorios subcontratados y el papel principal lo juega el solicitante o cliente. Para ello se deben desarrollar uno a uno los pasos descritos a continuación:

  • Recibir Solicitud Del Cliente. La persona interesada en iniciar el proceso de certificación debe diligenciar el formato de información previa o solicitud oficial de certificación, el cual puede solicitar en la oficina principal del OCP o descargando el documento Solicitud Oficial de Certificación:

(+) Solicitud Oficial de Certificación

El solicitante debe diligenciar dicho formato, adjuntando la información solicitada en el formato documentación a anexar a la Solicitud de certificación, el cual puede solicitar en la oficina principal del OCP o descargando el documento Documentos a Anexar.

(+) Documentos a Anexar

También, debe diligenciar el formato para estudio de posibles conflictos de intereses entre el posible cliente y el OCP, dicho documento puede ser solicitado al OCP o descargando Conflictos de Intereses Solicitantes.

(+) Conflictos de Intereses Solicitantes

El Cliente o solicitante, debe enviar la solicitud de certificación diligenciada al OCP, adjuntando los documentos anexos solicitados según el tipo de certificado requerido y debe anexar además el formato de conflicto de intereses de solicitante ya diligenciado.

  • Análisis de la SolicitudEl Director del OCP o el Jefe de Calidad, revisan y analizan la información contenida en el Registro de Solicitud, el comité paritario se encarga de apoyar en la realización de las respectivas investigaciones con el fin de detectar posibles Conflicto de intereses, en este proceso se realizan las actividades sin hacer discriminación alguna sobre el solicitante.

Se verifica el total y correcto diligenciamiento de la solicitud, con todos los anexos exigidos por el OCP y se concreta una cita para la respuesta de aprobación o no de la solicitud realizada, tras el análisis de la información. El tiempo de respuesta al cliente se estima en una semana a partir de la fecha de entrega, por lo cual el OCP con el fin de brindar proceso de calidad al cliente realizar la entrega oportuna de resultados hace el seguimiento respectivo.

El Director del OCP revisa la y analiza la solicitud de certificación diligenciada y recibida.

  • La empresa debe tener una situación legal estable, de tal manera que se garantice el normal desarrollo de la certificación, esto es; que no existan factores de riesgos que amenacen el tiempo de duración de la certificación, los pagos de la misma, la celeridad y oportuna respuesta al OCP, y en general el normal desarrollo de los procesos de certificación y de auditorías.
  • La empresa se debe encontrar libre de presiones comerciales, financieras o de otra índole que pueda influir en los resultados del proceso de certificación.
  • No se deben dar situaciones que puedan ocasionar conflictos de interés entrela empresa solicitante y el OCP o la UTP.
  • El alcance de la certificación solicitada se debe encontrar dentro del campo de actividad manejado por OCP.
  • Al verificar los datos proporcionados por la empresa solicitante ser veraces y transparentes, brindando así seguridad y confianza para iniciar el proceso de certificación del producto solicitado.
  • Se verifican los datos de diligenciados y los anexos proporcionados por el cliente en la solicitud de certificación, comprobando la veracidad de los mismos.

El Comité Certificador y el Director del OCP evalúan la capacidad requerida para dar una respuesta efectiva al proceso de certificación solicitada.

Se establece un veredicto de aprobación o rechazo a la solicitud de certificación analizada.

Se le informa por escrito al cliente sobre la decisión tomada.

  • Estudio de Recursos DisponiblesSe estudian los recursos disponibles según el tipo de producto a certificar, se establece la posibilidad de Certificación del producto solicitado, lo cual depende de la gama de productos que el Organismo Certificador de Productos está en capacidad de certificar al momento de recibir la solicitud.

Este estudio se hace con el fin de determinar la existencia de documentos y procedimientos necesarios y suficientes que aseguren el buen desarrollo del proceso de evaluación del producto a certificar.

  • Se Informa al Comité de Partes InteresadasSe envía un informe al Comité de Partes Interesadas, quien de forma parcial, sin hacer ningún tipo de discriminación revisa, analiza y aprueba según el análisis de su evaluación.
  • Se Estudian los Medios DisponiblesSe estudian los medios disponibles con que cuenta el Organismo Certificador de Producto, estableciendo los posibles laboratorios y las personas con capacidades necesarias para la realización de las pruebas e inspecciones que requiere el producto para establecer su conformidad.

Se determina además, la disponibilidad y posibilidad de subcontratar estos.

Se estudia y analiza también que el laboratorio y persona a subcontratar no este ó haya estado implicado en otros procesos que puedan generar conflicto de intereses con la empresa solicitante o con el OCP.

  • Cita al Cliente.Por medio de oficio se le informa al cliente la aceptación de la solicitud de certificación dirigida al OCP, confirmando el alcance del certificado, es decir, especificando el producto y tipo de certificado al que va a aspirar el cliente. También, se le informa y concreta la fecha, hora y lugar para dar inicio al proceso de certificación del producto.
  • Inicio Proceso Certificación de Producto. Se realiza cita programada con el cliente, en esta se le dan al cliente los principales documentos para dar inicio al proceso de certificación del producto.
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    • Acuerdo Inicial: Por medio de este documento se establecen los principales compromisos adquiridos entre las partes para el desarrollo de todas las actividades referentes a la certificación de un producto específico.
    • Derechos y Deberes del Cliente y del OCP: en estos documentos se especifica claramente a que tiene derecho y cuales son las obligaciones que cada una de las partes tiene respecto a la otra.

 

  • Se Informa al Cliente la SubcontrataciónSe le informa al cliente sobre la necesidad de subcontratar (laboratorio y/o Recurso Humano), con la finalidad de que este lo apruebe.
    • Si aprueba. Continua con el proceso de certificación.
    • Si rechaza. Se analizan las razones entregadas por este y si son valederas se procede a buscar otro(a) laboratorio y/o persona con las capacidades para desarrollar las pruebas de ensayo o inspecciones.

Se selecciona el/los laboratorios y personas requeridas para la certificación del producto solicitado, se debe llenar los formato para evaluación de competencias técnicas de laboratorio y de personal, formatos de imparcialidad, no discriminación, confidencialidad y conflictos de intereses.

  • El cliente debe consignar. el valor establecido por el OCP, correspondiente al pago del 40 % inicial del costo total del certificado
  • Recibir La Respuesta Del SolicitanteSe envía al solicitante el plan de auditoria y la información de los auditores, tales como hoja de vida, fechas previstas para la auditoria, alcance, normas técnicas, entre otros.
  • Recibir Respuesta De AceptaciónSe espera la respuesta de aceptación, para dar inicio al proceso de certificación del producto requerido por el solicitante.
  • Auditoria De Documentación. Se procede según el tipo de certificado solicitado por el cliente, así:
    • Certificación por lote de producción: Se revisan y evalúan los principales registros de la empresa, que se derivan de los principales documentos de la norma ISO 9001:2000.
    • Certificación Tipo: Se hace una revisión, análisis y evaluación de los documentos, procesos, procedimientos, instructivos, formato y manuales de la organización correspondientes a la NORMA ISO 19011 (SUFICIENCIA), cuyo producto se espera certificar.
  • Auditoria De CampoSe procede a realizar la Auditoria de Acuerdo al procedimiento INSU.
  • Informe AuditoriaSe presenta el informe de la Auditoria, el cual contiene información relevante de la Auditoria de Documentación, así como de la auditoria de campo.
  • Seguimiento a las No ConformidadesSe hace un seguimiento a las No Conformidades encontradas, estableciendo fechas, responsables y actividades a desarrollar.
  • Informe Comité De Partes InteresadasTras cumplir con todos los requisitos de la norma técnica, se prepara informe para el comité de partes interesadas.
  • Reporte Para Comité Certificador. En este se presentan todos los documentos que soportan el proceso de certificación, y los datos arrojados, con el fin de proporcionar toda la información referente al proceso de certificación del producto. El comité certificador tras análisis y evaluación, según los conocimientos en la norma de calidad ISO 9001, determinan si:
    • Otorga Certificación. Se sigue el curso normal de este procedimiento.
    • Se Niega Certificación. Se establece plazo para levantamiento de no conformidades encontradas en el producto, programando nueva auditoria.

Sustentando el por qué de la decisión tomada, con el fin de despejar sospechas sobre discriminaciones y actuaciones indebidas.

  • Informa al Cliente. Se le informa al cliente sobre la decisión tomada por el OCP, y se programa fecha para realización de la ceremonia de certificación.

También, se le informa sobre la consignación y pago del 60 % final del costo total del certificado, el cual debe cancelar antes de la ceremonia de certificación.

  • Ceremonia de Certificación. Se desarrolla según programa establecido por el OCP con el Cliente, en esta el cliente debe llenar el acuerdo final, el cual establece los compromisos entre las partes para hacer uso del certificado y los requisitos para hacer uso del sello OCP, ver documento Requisitos uso del sello OCP-UTP. Finalmente, se hace entrega del Certificado de Producto.

(+) Requisitos uso del sello OCP-UTP

  • Informa Superintendencia De Industria Y ComercioSe informa a la Superintendencia de industria y comercio, la certificación otorgada.
  • Programar Auditorias De SeguimientoSe programan las auditorias de seguimiento, las cuales deben ser aprobadas por el solicitante.

 

Última actualización: Miércoles, Junio 20, 2012 11:19 AM
Teléfono: 3215862 Contacto: ocp@utp.edu.co
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