Uno de los aspectos que más obsesiona a la gestión documental son los archivos flotantes, es decir aquellos que no tienen un productor definido de forma permanente y que no están inscritos en ninguna Tabla de Retención Documental de una organización.
Recordemos que la Tabla de Retención Documental es el instrumento que relaciona las series conjuntos documentales que se generan de acuerdo con una función, por las que debe responder cada uno de los jefes de oficina con el número de años definido para estar bajo su custodia y para permanecer en el archivo central, así como lo que sucederá con ellos al finalizar estos períodos de acuerdo con su importancia para la historia.
Las organizaciones cuentan con entes de gobierno y equipos asesores que en algunos casos actúan bajo la responsabilidad de una oficina definida en la estructura orgánica o en el acto administrativo de creación. Cuando así sucede, en efecto los documentos que estos consejos y comités generan hacen parte de la Tabla de Retención Documental del jefe asistido y no hay ninguna dificultad ya que él mismo será responsable de las actas y demás documentos administrativos emitidos por el organismo.
Si nos fijamos bien, en la Universidad Tecnológica de Pereira nadie sabe dónde queda el Consejo Superior, todos sabemos dónde queda la Sala del Consejo Superior porque lo normal es que allí se reúnan sus integrantes, no obstante también alberga el Consejo Académico y diferentes equipos de trabajo. Si somos un poco más visuales también apreciamos que allí no permanece una asistente administrativa y mucho menos existe un archivador.
¿Entonces dónde están las Actas y los Acuerdos? Pues en la página institucional, claro está. Ningún problema hasta allí y con la estrategia “Gobierno en Línea”, menos. El punto es que en materia de información documental los sistemas informáticos resuelven las necesidades de acceso, eficiencia y participación, pero la transparencia y la permanencia son asuntos que el cerebro humano aún no ha logrado delegar plenamente en el computador ni mucho menos en la red.
La misma estrategia de gobierno en línea en su artículo 3º menciona la responsabilidad que sobre la información debe tener el organismo productor. Es decir: alguien subió a la página la documentación del organismo y no necesariamente tuvo que ser quien la produjo ni quien la digitó. Ahora, si necesitamos ampliar aspectos de esa información, ¿a quién nos dirigiremos?
Lo mismo sucedería con la documentación física si los consejos y comités no estuvieran inscritos en una Tabla de Retención Documental organizacional.
Cuando un estudiante realiza una solicitud a un Consejo de Facultad, sabe o puede averiguar fácilmente, que la asistente administrativa de la Facultad le informará cuándo se reúne y cuánto tiempo tardará en generarse su respuesta.
Si un asunto queda en manos del Comité de Desarrollo Administrativo de alguna institución el asunto deja de ser tan obvio. ¿Estará tan accesible en la página?, ¿Serán tan predecibles sus reuniones?, ¿Será tan puntual al momento de publicar sus resultados?
La realidad nos muestra que la administración documental contundente en la web usualmente es la consecuencia natural de una administración documental que ha sido contundente en los archivadores físicos. Documentos protegidos, con una persona competente, con nombre y apellido, con cuerpo y con corazón.
Podemos encontrar incluso sitios web de organizaciones que inician con muchísima fuerza pero con el paso del tiempo muchos de sus soportes y de sus vínculos dejan de ser actualizados con la periodicidad que se requiere; sus correos y datos de contacto jamás se revisan y por ende no se responde al usuario, además que revelan una extremada tibieza al momento de asegurar la conservación y fomento de lo trascendental como condición irrefutable del avance.
Miembros de consejos y comités nombrados bajo diferentes modalidades, que ejercen funciones secretariales por periodos cortos o para una sola sesión, precisan de una oficina responsable definida mediante Tabla de Retención Documental, que eduque en su correcta producción y administración.
Cuando los grupos de trabajo son del orden interinstitucional el asunto se torna más delicado. Algunas reuniones se realizan aquí y otras allá, tanto Jessica como doña Amparo tienen la mejor disposición para colaborar en la producción de los documentos, digitan el primer borrador y lo ponen en consideración de su jefe inmediato, donde reposa hasta cuando se acerca la siguiente reunión. Con suerte se corrige, se socializa, se aprueba y hasta se firma, pero muchas veces en ese mismo momento se pierde la conciencia de quién lo guardó y dónde. Si está atado al procedimiento de una oficina, muy probablemente se recuperará y se tramitará en su momento, de lo contrario correrá el riesgo de quedar como el mensaje de un náufrago en su botella.
Procuremos entonces reflexionar en el principio fundamental de los documentos de archivo, es decir de los documentos importantes: LA PROCEDENCIA.
Igual que los seres humanos, es derecho fundamental de los documentos, pertenecer a una familia de la que es originario por una función determinante y ser sustentado por ella hasta cuando su contenido haya sido interiorizado por todos los interesados.
Hasta la próxima.
Bertha Lucía Arango Thomas
Coordinadora Gestión de Documentos
