Administración de Apoyos para Visitas Académicas

APOYO ECONÓMICO PARA VISITAS ACADÉMICAS

Objetivo: Asignar recurso económico a programas de pregrado para las visitas académicas.

Instructivo:

  1. Definir programación de visitas académicas que se realizarán durante el semestre, las cuales deberán ser aprobadas por el Consejo de Facultad a través de un acta de reunión.
  2. Realizar la solicitud, desde Decanatura, del recurso económico como mínimo 10 días hábiles antes de la fecha de salida, de lo contrario no se brindará el apoyo.
  3. Reportar a Gestión del Talento Humano la visita académica programada con el fin de realizar los trámites ante la ARL del docente o docentes.
  4. Diligenciar la información en el formato de solicitud de apoyos económicos para visitas académicas.
  5. Diligenciar formato compromiso legalización apoyos económicos dejando en blanco el espacio de Resolución No.
  6. Enviar memorando por medio del aplicativo de Gestión de Documentos al Técnico Administrativo de Administración del Mantenimiento Institucional (Juan Pablo Tabares Valencia) con copia a Salud Integral de la Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario, adjuntando la siguiente información:
    • Formato de solicitud de apoyo económico completamente diligenciado.
    • Formato de autorización descuento por nómina completamente diligenciado por el docente o docentes a quien se les entregará el recurso.
    • El (los) listado(s) oficial(es) de la(s) asignatura(s) donde aparezcan los estudiantes que harán parte de la salida académica.
    • Análisis y valoración de los riesgos presentes en salidas académicas, culturales y deportivas, entregado por Salud y Seguridad en el Trabajo.

Nota: En caso de no asistir la totalidad de los estudiantes, indicar en el listado, claramente cuáles estudiantes asistirán.

 

A tener en cuenta:

  • El Técnico Administrativo de Administración del Mantenimiento Institucional Informará al docente, vía correo electrónico, cuando la resolución donde se ordene pago para atender los gastos de la visita académica se encuentre radicada en la Oficina de Comisiones de Servicios.
  • En caso que la visita sea de estudiantes para un congreso o algún evento de este tipo, se debe solicitar el apoyo a la Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario después de su respectiva revisión por el Comité de Facultad correspondiente.
  • Un docente solo podrá recibir el apoyo para un máximo de 40 estudiantes.
  • En caso de que al evento asistan más de 40 estudiantes, deberán ir más docentes manteniendo la relación de 1 docente por 40 estudiantes máximo.
  • Mientras se guarde la relación docentes – estudiantes y sea al mismo destino o destinos, se puede realizar una sola solicitud y se generará una resolución por cada responsable.
  • Una vez culminada la actividad, el docente responsable debe presentar certificación de uso de recursos para visita académica firmada por los estudiantes ante Pagaduría General (Gestión Financiera).
  • El docente responsable debe realizar la legalización dentro de los 5 días hábiles siguientes a la finalización del evento, de lo contrario el valor del apoyo se descontará por nómina.
  • Si existe la necesidad de cancelar o modificar el evento, informarlo a través de memorando (aplicativo web de Gestión de Documento), dirigido a los mismos destinatarios indicados en el instructivo.
  • Para una mejor liquidación del apoyo, registrar en el formato de solicitud, todos los destinos que requieran de transporte vehicular.

 

Responsable:

Nombre: Juan Pablo Tabares Valencia
Correo electrónico: jptabaresv@utp.edu.co
Teléfono: 3137224

Última actualización: Jueves, Octubre 04, 2018 02:09 PM